English version of this article: Document management using DevonThink

 

DevonThink ist eine wenig bekannte Software-Perle, die ausschließlich im Apple-Universum lebt. Es ist ein mächtiges Dokumenten-Management-System welches Dateien auf Mac, iPad und iPhone zugänglich macht und die Dateninhalte immer synchron hält.

 

Integration von Mac und iPad/iPhone

Ein Alleinstellungsmerkmal ist die Link-Funktion auf Dokumente, die geräteübergreifend funktioniert und auch erhalten bleibt, wenn das Dokument verschoben wird. So kann man z.B. eine Aufgabe oder einen Termin mit einem Link auf eine benötigte Datei versehen. Die Aufgabe kann auf einem Mac erstellt, die Datei dann später in eine Gruppenstruktur einsortiert und dann auf einem iPhone bearbeitet werden. Da es egal ist, wo eine Datei abgelegt ist, spielt das Computer-Filesystem keine Rolle mehr. Zudem ist iOS und Mac nahtlos angekoppelt, was sich sonst sehr kompliziert gestaltet. Wenn man einmal so gearbeitet hat, kann man sich nicht mehr die alte Welt von Dateibäumen und Dateitransfers vorstellen. Das ist ein echter „Game Changer“!

Mit iOS kann man DevonThink-Dokumente aus einer anderen App via iCloud-Drive / Speicherorte öffnen. Veränderungen an dem Dokument werden dann direkt wieder in die DevonThink-Datenbank zurückgespeichert. Das nachstehende Bild zeigt wie dieses bei „PDF Expert“ aussieht:

 

Datenzugriff ohne Limits

Für diese Zusammenarbeit ist natürlich eine zentrale Ablage-Instanz erforderlich. Dieses kann Dropbox, Box, CloudMe oder WebDAV (z.B. ein eigener Server) sein. DevonThink kann auch „solo“ eingesetzt werden, welches aber kaum Sinn macht. Die Daten kann man verschlüsseln, so dass diese auch in der Cloud nicht von Unbefugten eingesehen werden können.

Bei den mobilen iOS Geräten kommt man schnell an die Speicherplatz-Grenzen. Aus diesem Grund kann man bei „DevonThink To Go“ (iOS) einstellen, welche Teile nicht vollständig synchronisiert werden sollen, sondern nur nach Bedarf geladen werden. Die Meta-Daten (z.B. der Suchindex) ist aber immer lokal verfügbar, so dass die Volltextsuche selbst bei nicht heruntergeladenen Dokumenten immer funktioniert. Das die Suchfunktionen extrem schnell und mächtig sind, versteht sich bei einem Dokumenten-Management-System eigentlich von selbst, sei hier aber trotzdem erwähnt.

Auf dem Mac wird immer die gesamte Datenbank vorgehalten, die identisch in der Cloud oder auf dem eigenen Server existiert. Die doppelte Speicherung sorgt für Daten-Sicherheit und es kann zusätzlich eine Timemachine-Datensicherung erfolgen. Damit kann man dann bei Bedarf Dokumente wiederherstellen oder auf alte Versionen zurückgehen.

 

Papierloses Büro

Mit DevonThink Pro Office auf dem Mac und dem Fujitsu SnapScan Scanner sind jede Art von Papierdokumenten blitzschnell erfasst und als PDF-Datei gespeichert. Durch Texterkennung stehen diese für Volltextsuche zur Verfügung. Für den schnellen Scan unterwegs mit dem iPhone bietet sich ScannerPro an, welches ebenfalls durchsuchbare PDF-Dokumente erzeugt und eine gute DevonThink-Integration hat.

Auf dem Mac stehen Unmengen von Skripte zur Beschleunigung von Arbeitsabläufen zur Verfügung und auf iOS können via x-callback-Funktionen auch automatisierte Workflows erstellt werden.

Aber auch ohne Skripte werden schon alle Grundbedürfnisse abgedeckt:

  • Webseiten speichern,
  • Textabschnitte sammeln,
  • Mails archivieren,
  • Text- / Markdown- / RTF- / PDF-Dokumente bearbeiten,
  • mal eben eine Reihe von JPEGs in ein durchsuchbares PDF konvertieren

 

… alles kein Problem.

 

Einfach mal Testen

Dieser kurze Bericht kratzt nur an der Oberfläche der Möglichkeiten, aber vielleicht macht er Lust auf das Abenteuer „papierloses Büro“. Die Mac Version kann man kostenlos testen, für iOS gibt es leider nur eine kostenpflichtige App.

Empfohlene Apps für die Zusammenarbeit mit DevonThink sind: PDF-Expert, OmniFocus, iaWriter (alle für Mac und iOS verfügbar) und wie schon erwähnt ScannerPro für iOS.

 

Referenzen

DevonThink: https://www.devontechnologies.com/de/produkte/devonthink.html
SnapScan: http://www.fujitsu.com/de/products/computing/peripheral/scanners/scansnap/ix500/
OmniFocus: https://www.omnigroup.com/omnifocus
PDF-Expert: https://pdfexpert.com
iaWriter: https://ia.net/de/writer
ScannerPro: https://readdle.com/de/scannerpro